Multinacional digitaliza 3 mil documentos em 2 dias para se adequar à lei brasileira

Papel representa de 3% a 8% dos orçamentos corporativos. Digitalização é caminho para economizar e, de quebra, se enquadrar às obrigações do eSocial.

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A digitalização de documentos é um investimento prioritário para o sucesso dos negócios, segundo 89% das empresas globais entrevistadas para uma pesquisa da AIM (Association for Information and Image Management).No Brasil, este percentual é de 72%, de acordo com levantamento do CENADEM-IPC.

No estudo se destacam tecnologias como ECM (Enterprise Content Management) e GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Entre as razões para os investimentos corporativos destacam-se benefícios trazidos por tais soluções, sendo o principal a redução dos gastos com papel, que são responsáveis por entre 3% e 8% do orçamento das empresas brasileiras, segundo estudo do portal Seu Dinheiro Vale Mais.

Outros motivos são a praticidade no gerenciamento de arquivos eletrônicos, melhor utilização de espaços físicos antes destinados a armazenamento e segurança digital. Também entram em cena regras de conformidade, como o atendimento às normas do eSocial.

Este último foi o caso que motivou um dos maiores players globais de envio expresso de correspondência e entregas a contratar a Rede & Imagem, empresa com sede em Porto Alegre-RS especializada em digitalização e gestão eletrônica de documentos, para um projeto de digitalização de sua operação brasileira.

O trabalho incluiu a digitalização de cerca de 3 mil papéis da área de Recursos Humanos da filial de Porto Alegre-RS no tempo recorde de 48 horas.

A digitalização foi necessária para permitir que os documentos fossem disponibilizados à matriz do cliente, em Recife-PE, em tempo hábil para ajustes necessários ao cumprimento de obrigatoriedades do eSocial.

O diretor da Rede & Imagem, Vitus Klarmann, ressalta que o know how de 30 anos de mercado da empresa pesou a favor do projeto.

“O cliente nos contatou perguntando sobre nossa agilidade para digitalizar documentos referentes a todas as operações dos funcionários da filial Porto Alegre, pois a gerência do Recife precisava disso para o eSocial em um espaço de tempo muito curto. Pois bem, não só digitalizamos, como colocamos todo o material à disposição da matriz no exato momento em que cada papel era digitalizado”, explica o executivo.

A digitalização foi realizada na sede da Rede & Imagem, em Porto Alegre, por meio do LiquidGED, software da empresa para captura, indexação e processamento de documentos.

“Uma ágil integração do Liquid com uma planilha Excel utilizada pelo cliente agilizou sobremaneira o processo de indexação. De tal maneira que, no LiquidGED, a consulta pode ser feita via nome ou número do registro do colaborador”, destaca Klarmann.

Com a digitalização, o cliente ganhou agilidade na entrega de informações ao eSocial, cumprindo o prazo legal de obrigatoriedade, evitando penalizações do fisco. Além disso, a gestão da informação de RH foi qualificada, já que agora os gestores têm acesso a documentos de qualquer funcionário da filial porto-alegrense com um simples clique.

“Houve um ganho imenso em agilidade na consulta aos materiais, que, agora, é imediata”, finaliza Klarmann.

No mercado desde 1987, a Rede & Imagem já digitalizou mais de 100 milhões de documentos. A empresa atua no mercado de sistemas GED, digitalização de documentos e biometria, e oferece soluções para gestão da informação, atendendo a clientes dos mais variados setores.

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