Restrição de acesso a dados, descentralização de tarefas e melhora dos controles internos são alguns dos fatores que fazem do sistema ERP uma excelente ferramenta de prevenção de fraudes.
A empresa de investigação americana Kroll divulgou, no ano passado, informações preocupantes a respeito de fraudes empresariais no Brasil. Segundo o levantamento, 74% das organizações teriam sofrido ao menos um episódio de fraude nos 12 meses anteriores à pesquisa.
Contudo, esta não é a única organização que constatou a gravidade da situação. De acordo com a consultoria KPMG, a apropriação indébita de recursos da empresa (roubos de estoque, por exemplo) é o principal tipo de esquema que acontece dentro das organizações: ela representa 56% das ocorrências.
Por mais preocupante que o cenário seja, há maneiras de evitar essa estatística. Uma das principais é a adoção de um sistema de gestão ERP pela empresa.
Como um sistema de gestão ERP pode ajudar a prevenir e detectar fraudes?
Os sistemas de gestão ERP são cada vez mais usados por negócios de todos os portes para melhorar a gestão, reduzir os erros e diminuir os custos. Mas, poucos empreendedores enxergam que esses softwares também são excelentes ferramentas para evitar fraudes e desvios de recursos dentro das empresas.
Melhora da segurança da informação
De acordo com a consultoria PwC, 41% das empresas afirmam que os principais responsáveis pelos vazamentos de informações são os próprios funcionários. Já a Kroll afirma que 81% das fraudes que envolvem dados são realizadas pelos colaboradores de uma organização. Isso releva a importância de ter políticas de segurança da informação.
Um sistema de gestão ERP que restrinja o acesso aos dados por usuário é o primeiro passo para prevenir esquemas fraudulentos. Por exemplo: não tem porque um operador de caixa ter acesso ao registro de fornecedores. É algo que compete, no máximo, ao gerente.
Trata-se de colocar em prática um dos pilares da segurança da informação: a confidencialidade. Basicamente, cada colaborador deve ter acesso somente aos dados necessários para fazer o seu trabalho.
Simplificação e melhora da auditoria interna
A auditoria interna é uma poderosa ferramenta contra os esquemas maliciosos. Trata-se de uma análise aprofundada dos processos da empresa, de modo a identificar vulnerabilidades e suspeitas. O alto detalhamento dessa ferramenta a torna especialmente trabalhosa: sua conclusão pode levar alguns meses!
Entretanto, o sistema ERP é uma poderosa ferramenta para diminuir sua duração e melhorar sua eficácia. Como ele armazena e cruza dados de diferentes áreas de gestão, o auditor tem acesso a tudo com poucos cliques, percebendo tendências e analisando-as de modo rápido e intersetorial.
Inventários de estoque mais precisos
A apropriação indébita de recursos é um dos principais esquemas de fraudes que acontecem dentro das empresas brasileiras. No caso do varejo, isso significa que os furtos de mercadorias pelos próprios funcionários é um problema recorrente nos estabelecimentos.
Um sistema de gestão ERP permite que você informatize o controle de estoque , facilitando a realização de inventários. Assim, você detecta discrepâncias – e, consequentemente, fraudes – com maior facilidade.
Facilidade na realização de auditorias
O sistema ERP faz mais do que armazenar dados: eles os cruza e organiza, o que é de grande valia para o gestor. Acontece que essa função também facilita bastante o trabalho dos profissionais responsáveis pelas auditorias internas.
Por exemplo: ele pode identificar que, quando determinado operador de caixa está trabalhando, há mais perdas e furtos. Ou que, quando um colaborador específico recebe os pedidos dos fornecedores, há mais quebras de estoque . Esses fatos podem ser apurados para constatar se são causados por meros erros ou se há um esquema fraudulento por trás disso.
Descentralização das tarefas
As estatísticas revelam que a ameaça, quase sempre, vem de dentro: a maior parte das fraudes é cometida por funcionários.
Um dos principais fatores de risco é deixar processos demais sob controle de um único colaborador – algo muito comum em pequenas empresas. Caso ele seja mal-intencionado, isso lhe permitiria acobertar as próprias ações.
A descentralização das tarefas e o bloqueio a algumas delas dentro do sistema ERP é uma boa forma de evitar isso. Por exemplo: por mais que todos os funcionários do financeiro tenham que visualizar o fluxo de caixa, é importante atribuir as funções de contas a pagar e a receber a pessoas diferentes. Caso uma delas tenha um esquema fraudulento em mente, terá mais trabalho para encobrir seus rastros.
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