Por mais que um sistema de gestão ERP melhore muito a gestão de um negócio, a ferramenta não é milagrosa. O sucesso começa na sua implementação.
Os sistemas de gestão ERP não apenas vieram para ficar: eles estão em franco crescimento e prometem estar presentes em cada vez mais empresas.
As estatísticas o comprovam. Um levantamento, feito pelo site especializado Portal ERP , revelou que 44% das empresas brasileiras que já adotam a solução pretendem investir em melhorias de funcionamento, seja com uma atualização da versão ou com a compra de mais módulos.
Por mais que a ideia de um sistema integrado, que una os dados de todas as áreas de gestão do negócio, pareça ser promissora, ela não é uma solução mágica: é preciso usá-la da maneira correta para sentir todos os seus benefícios.
De todos os estágios, a implementação da solução é o mais crítico: quando ela não é feita da maneira correta, tem bastante potencial para se tornar uma grande dor de cabeça. O processo é tão complexo que há vários artigos acadêmicos que se dedicam a ela!
Portanto, é importante que o empreendedor não apenas veja no provedor de software um parceiro estratégico, como, também, garanta que todas as boas práticas relacionadas à implementação foram usadas no processo.
Adiantamento à necessidade
Muitos empresários, principalmente os micro e pequenos, começam seu negócio fazendo todos os registros no papel. Eles, no máximo, usam planilhas para organizar os dados. A adoção do sistema ERP costuma vir muito depois, quando a empresa cresce e a demanda pelo produto ou serviço explode.
Só que aí, já é tarde: é possível implementar um sistema com as operações a todo vapor, mas o processo fica muito mais complexo. É o equivalente a pegar o bonde andando.
Portanto, o primeiro passo para garantir uma implementação bem-sucedida é antecipar-se à necessidade. Por exemplo: estabelecimentos de gastronomia devem começar a operar já usando um sistema para restaurante . Deste modo, quando o movimento deslanchar, o estabelecimento já terá tudo pronto para atender seus clientes da melhor maneira possível.
Organização interna na empresa
A implementação de um sistema de gestão ERP costuma envolver mais os gestores do que os profissionais das áreas tática e operacional. No caso de micro e pequenas empresas, isto significa que os sócios são os que mais se engajam na causa.
Porém, toda a equipe usará a solução. Portanto, a equipe como um todo deve se envolver no processo de implementação desde o início. Ela deve entender que a solução vem para ajudar, não para dificultar o trabalho de ninguém. Deste modo, todos embaracarão no projeto desde o início, o que aumenta drasticamente as chances de sucesso.
Aderência do sistema com o modelo de negócio
O sucesso da implementação começa antes mesmo de a empresa bater o martelo e decidir, definitivamente, qual será o sistema por ela usado. É essencial que os proprietários escolham um software que tenha a melhor aderência possível a seu modelo de negócio.
Por exemplo: uma loja de roupas ou varejo de moda em geral não pode abrir mão de uma ferramenta de estoque robusta, que permita um controle detalhado e a definição de atributos como cor e tamanho às mercadorias.Um restaurante, por outro lado, deve preferir sistemas que permitam a automação do atendimento, registrando pedidos e comandas de modo digital, de modo a melhorar a experiência de atendimento ao cliente.
Assim, é fundamental listar as funcionalidades das quais a empresa não abre mão. Deste modo, os responsáveis pela decisão podem descartar automaticamente os fornecedores que não as fornecerem logo no início da busca.
Hardware adequado às necessidades do software
Alguns softwares – mesmo os na nuvem – exigem características de hardware específicas para funcionarem bem. Por exemplo: um sistema que ofereça a emissão de nota fiscal ou de pedidos em um restaurante pode aconselhar o usuário a optar por modelos específicos de impressora.
É importante ter isto em mente antes de fechar qualquer plano. Se for necessário adquirir algum equipamento, este custo já estará previsto e não pegará os gestores de surpresa. Do mesmo modo, a implementação já começa da forma correta, evitando contratempos, atrasos e retrabalho.
Dedicação do time de suporte técnico do provedor de software
O suporte técnico costuma ser a principal queixa de usuários de sistemas a respeito das empresas que os fornecem. Muitos relatam demora em resolver problemas, transferência constante da responsabilidade entre profissionais e demora para agendar treinamentos e configurações.
Acontece que um suporte técnico de qualidade é fundamental para o sucesso da implantação do sistema. Afinal de contas, este será o time responsável pelas configurações e pelos treinamentos.
Ou seja: vale mais a pena pagar um pouco mais por um suporte de mais qualidade. É um investimento com retorno garantido.
Investimento no treinamento da equipe
Não basta engajar a equipe desde os primeiros passos do processo de implementação do software: é preciso qualificar todos os empregados e garantir que eles entendem o funcionamento da ferramenta.
A boa notícia é que praticamente todas as empresas oferecem os treinamentos necessários no pacote de implantação. Mesmo que sejam contratados à parte, eles valem a pena: de nada adianta pagar por um software de gestão se os funcionários não souberem usá-lo!
Respeito ao período de adaptação
Por mais que o investimento em treinamentos seja fundamental, sua equipe não saberá perfeitamente como a ferramenta funciona da noite para o dia. A curva de aprendizagem deve ser respeitada: é preciso ter em mente que, no início, é normal que os empregados se atrapalhem e levem mais tempo para realizar algumas tarefas. Com o tempo, a tendência é que isso deixe de acontecer.
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