Diante dos desafios impostos pela eSocial no setor de recursos humanos, a SBK (empresa que organiza e protege documentos físicos de empresas) lança, nesta segunda-feira, a Docly – tecnologia capaz de otimizar o processo burocrático de admissão de funcionários e torná-lo 100% digital.
A ferramenta permite que o processo de contratação de colaboradores seja feito em poucos passos pelo profissional de RH: basta preencher as informações e enviar a solicitação de envio de documentos ao novo colaborador.
As facilidades não param por aí. O funcionário, por sua vez, só precisa digitalizar os documentos necessários e fazer a assinatura digital (um dos grandes diferenciais da Docly frente às ferramentas já existentes no mercado), que podem ser enviados por computadores ou smartphones.
Como a ferramenta tem integração com o eSocial e todas as informações são validadas pelo sistema da Docly para não haver inconsistências, o setor de recursos humanos evita falhas humanas, diminui riscos trabalhistas, reduz custos com gestão e armazenagem de papel, entre outras vantagens.
Segundo o Áquila Fontes, gerente de produtos da SBK, a ferramenta surgiu como parte da estratégia de transformação digital da organização. “Percebemos a carência de soluções digitais para otimizar a contratação em nosso próprio RH e nos perguntamos: por que não tornar esse processo digital? Depois, vimos uma grande oportunidade de escalar o produto para o mercado”, afirma.
Validade jurídica de documentos nato digitais
Quando se fala de transformação de digital na área de recursos humanos, existem curiosidades e, ao mesmo tempo, dúvidas sobre o tema. Porém, o uso de tecnologia para otimizar processos já é uma realidade no mercado e a tendência é aumentar ainda mais.
Conforme dados do grupo de pesquisa do TI global IDC, até 2020, cerca de S$ 47 bilhões da receita mundial do mercado serão investidos em machine learning (aprendizado de máquina) e inteligência artificial (IA).
Em relação ao setor de recursos humanos, segundo a Delloide, 56% das empresas no Brasil já buscam reestruturar seus processos de RH para inserir as ferramentas eletrônicas e para otimizarem o trabalho dos profissionais da área.
Apesar dos índices, há resistência de algumas empresas em realizar a transformação digital do setor, isso porque ainda existem dúvidas sobre a validade jurídica de documentos nato digitais, principalmente, quando se trata do processo de admissão de funcionários.
De acordo com Fontes, durante o desenvolvimento da Docly, o maior desafio foi quebrar a barreira cultural de empresas que não passaram pela transformação digital e ainda possuem métodos analógicos. “Os RHs têm certo receio de mudanças por medo de retaliação em processos trabalhistas”, explica.
No entanto, com a evidente transformação da sociedade devido à Era Digital, a legislação brasileira reconheceu as novas tecnologias em processos de admissão de funcionários. Amedida provisória (n.2.200-2/2001) garante autenticidade e integridade de documentos de forma eletrônica, permitindo o uso em processos trabalhistas.
Com isso, a contratação de novos colaboradores pode ser feita de maneira totalmente via web com, inclusive, o uso da assinatura eletrônica e da digitalização dos documentos necessários para o fechamento do contrato.
Adequação às exigências do eSocial
A exigência de implantação do eSocial torna essencial que a área de recursos humanos comece a utilizar ferramentas eletrônicas durante o seu dia a dia. As empresas que continuam trabalhando com processos analógicos e documentos em papel terão problemas com a inconsistência de informações, pois todos os dados relacionados ao funcionário devem ser incluídos no sistema.
Com esse volume de dados e necessidade de sincronização de informações no eSocial, os profissionais de RH terão uma alta demanda de atividades e retrabalho para evitar dados duplicados, documentos divergentes, entre outros problemas. Por isso, a automatização e a necessidade de inserir processos digitais são essenciais para evitar riscos trabalhistas e fazer gestão de dados.
É nesse contexto que o lançamento da Docly está imerso. A ferramenta, que possui integração com o eSocial e Serasa, garante a adequação do RH às exigências do Sistema de Escrituração Pública Digital (SPED) e ainda rompe o paradigma de empresas que não se adequaram às transformações da Era Digital.
Assim como o setor do RH, existem diversos outros mercados que necessitam dessa mudança. Por isso, a expectativa da SBK, segundo Fontes, é expandir a operação e, daqui a dois ou três anos, atualizar os processos do mercado de olho na evolução das plataformas digitais.
Website: http://docly.com.br
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