Em um cenário econômico cada vez mais concorrido, contar com soluções práticas e de ponta para viabilizar a redução de custos operacionais pode representar a diferença entre o sucesso e o fracasso de um empreendimento. Sempre orientada pela tecnologia e evoluindo junto ao mercado, a Reis Office, líder em soluções completas para digitalização, transmissão e armazenamento de documentos, além de outsourcing de impressão, tem oferecido suporte para resolução de diferentes problemas em empresas metropolitanas de águas e energia.
Uma dessas companhias, encarregada de controlar o volume de água de diferentes barragens, represas e reservatórios localizados na Região Metropolitana de São Paulo, encontrava diversos problemas em relação ao envio de seus documentos para conseguir administrar, planejar e comercializar a energia produzida. Uma vez que alguns títulos e certificados precisavam ser enviados via correio e outros através de emails, ela teve, através da Reis Office, o desenvolvimento de uma resolução prática para a inserção e distribuição dessa papelada via sistematização do processo de negócio (workflow). Reduzindo, além do risco da perda do documento, o custo extra quando os e-mails não são organizados via fluxo.
Essa solução da companhia de outsourcing, com sede em Guarulhos (SP), que tinha como objetivo a inserção e distribuição dos documentos via workflow, utilizou 50 multifuncionais, possibilitando que todos os setores da companhia conseguissem inserir, indexar e fazer uploads de milhares de arquivos com muita agilidade, gerando a redução nos custos operacionais da empresa. Com isso, além da geração automática de arquivos compactados, a companhia também garantiu que a entrega dos documentos fosse realizada de maneira instantânea. Para solucionar o problema desse cliente em específico, a Reis Office também criou resultados que ajudaram a desburocratizar diversos processos internos, aperfeiçoando as rotinas de trabalho. Com a geração e o envio automatizado, os processos da corporação se tornaram mais rápidos e eficientes, aumentando a produtividade e eliminando erros.
