Com essa medida o órgão entende que poderá resgatar de maneira rápida e precisa documentos em qualquer estágio de vida
A gestão de grandes volumes de documentos é um desafio para órgãos e empresas de todos os portes e segmentos. Com o objetivo de garantir mais eficiência e organização administrativa ao Conselho Regional de Engenharia e Agronomia do Estado do Acre – CREA/AC, um grande trabalho está sendo realizado no órgão pela Arquivar Belém. São cerca de 708 mil Anotações de Responsabilidade Técnica (ARTs) e Certidões de Acervo Técnico (CATs) que estão passando por processo de higienização, organização e digitalização para posterior importação ao sistema GED.
A iniciativa para implementação do trabalho no CREA/AC foi possível pelo PRODAFIN – Programa de Desenvolvimento e Aperfeiçoamento das Atividades Finalísticas. Com essa medida o órgão entende que poderá resgatar de maneira rápida e precisa documentos em qualquer estágio de vida. Essa agilidade trará ganho de tempo nos processos internos, garantirá mais segurança aos documentos e contribuirá para a redução de custos.
A Arquivar, empresa responsável pela execução dos trabalhos, possui reconhecimento nacional em gestão estratégica de documentos. Fruto da expertise obtida pela empresa seus mais de 26 anos de atuação no mercado. Com unidades espalhadas em 21 estados brasileiros, além da cidade de Santa Cruz de la Sierra na Bolívia, a unidade de Belém é quem está conduzindo as ações e o atendimento ao CREA/AC. Com uma equipe bastante capacitada, grande parte dos serviços previstos estão em pleno andamento.
De olho nos avanços tecnológicos e ciente também da necessidade de ter a documentação em meio digital, o CREA/AC terá toda essa documentação em processo de digitalização importada para o sistema ArqGED da Arquivar, além do ERP utilizado pelo órgão. Dessa forma os documentos poderão ser consultados via web de maneira bastante prática e segura.
Para realização do serviço de digitalização, no início do mês de janeiro desse ano foram feitas, dentre outras atividades, o levantamento dos tipos de documentos existentes no acervo, a identificação da metodologia de Gestão Documental a ser aplicada, a elaboração do plano de arquivo simplificado e treinamento dos funcionários do CREA/AC para início dos trabalhos e o armazenamento dos documentos a serem organizados conforme os critérios presentes no Termo de Referência e orientação do fiscal do contrato.
Fonte: http://creaac.org.br/novo/index.php?option=com_content&view=article&id=760
Website: http://www.arquivar.com.br
