A tesouraria é uma área que está ganhando cada vez mais importância dentro dos empreendimentos. Além de gerenciar os ativos da instituição, os profissionais desse departamento são detentores de informações preciosas para o crescimento e gerenciamento da empresa como um todo.
Apesar da sua importância, essa área está ficando cada vez mais enxuta. Uma pesquisa da AFP de 2014, apontou que 54% das tesourarias empresariais contam com cinco ou menos funcionários em tempo integral. Uma das explicações para esse fato é que esse departamento está ficando cada vez mais tecnológico, permitindo que as organizações reduzam o time e mesmo assim consigam informações apuradas para as tomadas de decisões.
No começo dos anos de 2010, os gestores de tesouraria contavam com mais de 50 planilhas diferentes, de acordo com um estudo da McKinsey & Company. Hoje, esse trabalho pode ficar muito mais fácil, integrado e otimizado se os responsáveis pelo departamento contarem com alguns cuidados simples.
Mas afinal de contas, o que pode ser feito para que a tesouraria funcione de maneira mais eficiente, trazendo resultados positivos para a empresa como um todo?
Deixar as planilhas de lado
Uma das primeiras atitudes que devem ser tomadas para que a tesouraria funcione adequadamente é deixar de lado as tradicionais planilhas de Excel. Elas podem até quebrar o galho quando se fala de empresas que têm menos funcionários e que geram menos lucros. Porém, a partir do momento que o tesoureiro assume uma instituição que precisa lidar com a entrada e a saída de um volume maior de dinheiro, essa ferramenta torna-se obsoleta.
Em geral, a planilha ameaça a integridade e a confiabilidade das informações. Além disso, é muito “aberta”, o que prejudica quando os gestores necessitam de dados precisos para momentos de decisões estratégicas. Uma alternativa para diminuir a quantidade de planilhas na área é o uso de ferramentas como a XRT, por exemplo.
Centralizar a função
Muitas empresas que têm escritórios espalhados pelo país contam com tesourarias descentralizadas, isto é: cada uma das filiais fica responsável por gerir as entradas e saídas de seus caixas. Para garantir que a tesouraria seja mais eficiente, o ideal é centralizar todas as operações em um escritório “matriz”.
Dessa maneira, o tesoureiro consegue ter uma visão geral da situação da empresa, conseguindo ser mais eficiente, além de contar com as informações completas para tomar decisões e executar ações. Essa atitude agrega valor ao seu trabalho e permite, inclusive, que ele tenha mais poder de negociação com bancos e parceiros, que favorecem a empresa como um todo.
Fortalecer a governança
Por ter muitas informações sobre a empresa e também lidar com o dinheiro da organização, a tesouraria pode ser um alvo de quem deseja cometer fraudes. Para garantir que esse problema não aconteça e que este departamento seja sempre eficiente, é fundamental escolher uma boa governança. Essa pessoa deve ser de confiança e saber gerir o resto do time em qualquer tipo de situação.
De acordo com a consultoria empresarial McKinsey & Company, uma boa maneira de confirmar se os processos da tesouraria são eficientes é analisar como eles funcionariam em situações críticas. O exemplo citado por eles de departamentos fortes, foram os que continuaram operando em meio a situações muito complexas, como por exemplo o tsunami do Japão em 2011 e o ataque terrorista ao New York World Trade Center.
Ninguém quer passar por uma situação como essa, obviamente. Porém esses exemplos servem para mostrar que a tesouraria precisa continuar operando com eficiência, em qualquer situação.
Visualizar o fluxo de caixa
Uma outra maneira de garantir que a tesouraria funcione de maneira eficiente é tendo uma visão geral do fluxo de caixa. Com o auxílio de ferramentas de tesouraria, o gestor pode ver, em tempo real, a posição do caixa, os saldos das contas correntes e as variações de liquidez. Ao ter essas informações em mãos a tomada de decisão torna-se muito mais fácil dentro da empresa.
Automatizar tarefas repetitivas
Existem algumas tarefas que se repetem com frequência dentro da tesouraria. Por serem extremamente operacionais, acabam ocupando o tempo de pessoas da área que poderiam ser utilizados de uma maneira mais inteligente. Uma alternativa para deixar esse departamento mais eficiente é automatizar essas atividades, com o auxílio de ferramentas específicas, como a XRT, por exemplo. Dessa maneira, economiza-se tempo e evita-se possíveis erros e atrasos na execução das tarefas.
Colaboração com stakeholders da empresa
Uma outra maneira de garantir que a tesouraria seja mais eficiente é trabalhar para que exista uma colaboração entre os stakeholders da empresa, como nas áreas legal, de TI e financeira. Esses são exemplos de alguns departamentos da instituição que precisam lidar diariamente com decisões que impactam a tesouraria e vice-versa. Para garantir que essas áreas funcionem de maneira interdependente, é fundamental que exista um diálogo claro entre os líderes de todas essas áreas. Essa comunicação assertiva torna a gestão de todas essas áreas mais eficiente.
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