Gestão de Condomínios: como controlar o que acontece por lá?

Se você é síndico, certamente já foi parado para tirar dúvidas sobre jornada de trabalho, horas extras, atrasos, ou se deparou com algum condômino reclamando que o porteiro não estava na portaria em determinado horário, que o zelador não resolveu algum problema, ou que as áreas comuns estavam sujas.

Com pouca assessoria dos escritórios de contabilidade e administradoras, muitas vezes vira função dos síndicos gerenciar, mediar e controlar as tarefas dos colaboradores. Mas como fazer isso de forma eficaz?

Apesar da gestão de pessoas ser um termo novo para a administração de condomínios, essa técnica tem ganhado popularidade e vem otimizando o controle e gerenciamento do dia a dia das equipes.

Autonomia e comunicação têm sido os principais pontos trabalhados por administradores de condomínios. Isso porque nem todo síndico está à disposição 24 horas por dia, ou seja, trabalhar a autonomia dos empregados faz com que eles estejam aptos a solucionar problemas que possam acontecer durante a ausência do responsável.

A comunicação se mostra ainda mais eficaz neste ponto, uma vez que estimula o bom relacionamento entre os funcionários, o administrador e os condôminos. Algumas ferramentas de comunicação como newsletters, murais informativos nas áreas comuns e comunicados internos, entre outros, podem ajudar a estreitar as relações e garantir que tanto os empregados, quantos os condôminos estejam informados sobre o que está acontecendo.

Vale ressaltar que para uma gestão eficaz é necessário que o síndico conheça bem a sua equipe, afinal, não adianta criar estratégias para o bom funcionamento do condomínio, se a equipe é desmotivada e descomprometida.

É necessário ficar atento aos colaboradores que se destacam de forma positiva e negativa. Reconhecer o trabalho do colaborador, oferecendo feedbacks, promoção ou aumento salarial pode fazer parte da política do condomínio.

Mas gestão de pessoas não é apenas lidar com estratégias de motivação dos colaboradores, existe uma parte burocrática que exige muita atenção para que não ocorram erros que possam levar prejuízos ao condomínio.
Em entrevista para o portal Direcional Condomínios, Omar Anauate, diretor de condomínios da Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo (Aabic), ressalta que um dos erros mais comuns de síndicos e administradores é a contratação para uma função e fazer empregado exercer outras além da qual foi contratado.

“Muitas vezes o empregado é contratado como auxiliar de serviços gerais, mas acaba indo ao banco, limpando o jardim, cobre a portaria no horário de almoço entre outras atividades. O correto é pagar o acúmulo de função, além de receber o acúmulo de 20% para aquela hora trabalhada para cobrir o horário de almoço na portaria,” orienta.

Ainda segundo Omar, todo síndico deve ficar atento e controlar as horas extras dos colaboradores. Para evitar que os empregados façam horas extras sem que haja necessidades, cabe aos administradores avaliar a real necessidade de se estender a jornada de trabalho.

Outro ponto que merece atenção é o controle das horas, isso porque o artigo 59° da CLT determina que o empregado só pode estender sua jornada diária de trabalho em até duas horas, mediante acordo escrito entre empregador e empregado, ou mediante acordo coletivo.

Mas com tantos colaboradores como os síndicos podem gerenciar essas horas de forma eficaz e dentro da legislação?

Uma das soluções mais eficazes para condomínios, seja ele grande ou pequeno, são os pontos eletrônicos alternativos, conhecidos como ponto por aplicativo.
O controle de ponto por app solucionou o problema dos condomínios em gerenciar a jornada dos colaboradores por meio de sistemas rápidos, fáceis e seguros.

É muito comum o controle de ponto ser realizado por meio de livros ou cartões manuais. Entretanto essa prática está entrando em extinção, uma vez que é fácil de manipular ou rasurar as marcações.
O PontoTel é uma das empresas que resolveram este problema criando um sistema fácil e intuitivo, que realiza a marcação de ponto por meio de tablet, celular e computador. Esse sistema facilitou o gerenciamento das jornadas, uma vez que permite ao síndico saber a hora e a localização exata que cada empregado registrou o ponto.

Centenas de condomínios já adotaram essa solução , pois se trata de uma forma rápida segura e barata, que além de auxiliar os síndicos no gerenciamento, contribui para uma relação mais transparente entre empregados e empregadores. Além disso, facilitar o fechamento da folha no final do mês, reduzindo custos operacionais e tempo dos síndicos.