Aprender a gerenciar despesas comerciais é um passo muito importante como proprietário de uma empresa. À medida que os negócios crescem e evoluem, a gestão financeira se torna uma responsabilidade cada vez mais importante.
Para muitos, é uma triste verdade, administrar uma empresa exige muitas horas e muito trabalho árduo, e isso significa que tarefas como rastrear despesas podem ser facilmente deixadas de lado. Mas esse importante trabalho desempenha um papel crítico no gerenciamento bem-sucedido do fluxo de caixa e, inevitavelmente, no sucesso sustentável da administração do seu negócio. Realizar a contabilidade de custos e saber lidar com todos os seus pontos na empresa pode ser fundamental para o seu crescimento a partir de então.
O que muitos proprietários de empresas não percebem, no entanto, é que há uma série de mudanças tecnológicas que você pode fazer para ajudar a controlar melhor suas finanças. TI é um custo significativo para a maioria das empresas. O que também significa que oferece muitas oportunidades para reduzir esses custos.
Seja cortando despesas, controlando gastos e evitando despesas caras, o departamento de TI pode desempenhar um papel importante nas obrigações financeiras da administração de uma empresa.
Aqui estão quatro mudanças que você pode fazer na estrutura tecnológica do seu negócio que podem ter um impacto positivo nas suas despesas.
Migrar para a nuvem
O que é nuvem? Onde está a nuvem? O que a nuvem realmente faz?
Essas são todas as perguntas que você provavelmente ouviu ou até mesmo se perguntou. Se você não entende de tecnologia, a computação em nuvem e seus benefícios podem ser um assunto complexo.
Porém, com um número crescente de empresas adotando a nuvem e usando-a em suas atividades diárias, é importante entender o impacto que ela pode ter em seus negócios, especialmente no que se refere às suas finanças.
Simplificando, a computação em nuvem fornece acesso a dados e aplicativos de negócios de qualquer lugar, a qualquer hora, em qualquer dispositivo, tudo a um preço de serviço razoável quando comparado com o custo de hospedar servidores internos.
Falando em reais e centavos, os sistemas em nuvem são executados por assinatura, o que significa que o acesso é oferecido por mês e por usuário, em vez de um investimento inicial caro. Além disso, os usuários da nuvem geralmente pagam apenas pelos serviços que usam e podem aumentar ou diminuir seus serviços conforme as demandas de negócios.
O modelo de nuvem também é vantajoso para as empresas, pois permite que você pague apenas pelo que precisa. Os custos extras não são desperdiçados em espaço de armazenamento desnecessário, hardware caro ou manutenção e reparos tediosos.
E muitas vezes você não precisa pagar pelo serviço ou suporte ao cliente, o que é uma grande vantagem em comparação com a contratação de engenheiros para executar os serviços internamente.
Aumente sua estratégia de segurança cibernética
De acordo com o CSO Online, as violações de dados custam às empresas R$ 8,19 milhões em média. O que é, francamente, um número surpreendente. Considerando que investir em uma estratégia de segurança cibernética baseada em tecnologia pode ajudá-lo a prevenir e evitar as invasões de violação de dados.
Um grande risco cibernético que muitas empresas enfrentam atualmente é o trabalho remoto. Por causa das medidas de segurança tomadas como resultado da pandemia COVID-19, a maioria das organizações optou por trabalhar em casa até aviso futuro.
No entanto, como essa mudança ocorreu tão rapidamente, essas organizações não têm a infraestrutura adequada para se defender de riscos cibernéticos iminentes.
Novo apelo à ação
Como o trabalho remoto deve se tornar mais popular mesmo depois que a pandemia diminuir, é vital equipar sua empresa com as medidas adequadas de segurança cibernética. Isso pode incluir a utilização de um software antivírus, a instalação de uma VPN ou a implantação de uma solução SD-WAN.
É fácil presumir que sua empresa não será afetada por uma possível violação de dados e que não é necessário implementar essas medidas.
No entanto, desde a perda de negócios até multas regulatórias e custos de correção, as consequências de uma violação de dados podem causar perdas financeiras devastadoras que afetam uma organização por anos.
Digitalize seu banco comercial
A tecnologia pode não apenas ajudar os proprietários de negócios a evitar despesas indesejadas, mas também ajudá-los a gerenciar com mais eficácia seu fluxo de caixa atual. Os provedores de serviços financeiros evoluíram para atender melhor às necessidades dos consumidores de hoje, mudando para plataformas mais digitalizadas.
Varrendo o setor de serviços financeiros estão os neo bancos (ou bancos desafiadores ), que são bancos digitais ou apenas móveis, sem locais físicos. Esses bancos fornecem aos usuários serviços financeiros básicos, como contas correntes e de poupança e serviços de transferência de dinheiro, com a conveniência adicional de gerenciamento de smartphone ou dispositivo digital.
Uma pesquisa de agosto de 2019 da Finder.com e Pureprofile descobriu que 57% dos entrevistados acreditavam que o banco digital é mais conveniente do que físico e 8,8% dos entrevistados pretendiam abrir uma conta bancária apenas digital nos próximos meses.
Software de auditoria para licenças desnecessárias
A maioria dos softwares empresariais não é gratuito, mas muitas empresas costumam pagar por licenças de que não precisam. Conforme relatado pelo CIO online, as organizações apenas no Brasil desperdiçaram R$12 bilhões em software não utilizado ao longo de um estudo de quatro anos. Este software subutilizado ou não utilizado (ainda que drenando dinheiro) é frequentemente chamado de shelfware.
Mas como evitar as prateleiras? Um ótimo lugar para começar é conduzindo uma auditoria de software, que ajudará a identificar os computadores em sua rede e o software instalado neles. A partir daí, você pode ver quais licenças são realmente necessárias e quais você pode rescindir ou negociar.
A tecnologia é um desses custos altamente impactantes, mas frequentemente ignorados por muitas empresas. Assinaturas e licenças tendem a flutuar sob a superfície, consideradas muito complicadas ou essenciais para rastrear adequadamente.
A tecnologia está em todos os lugares e em praticamente todas as empresas, as que ainda não possuem algum tipo de tecnologia, estão otimizando seus processos aos poucos até atingirem o nível adequado.
