Seja qual for o evento empresarial, há grandes chances de que ele seja uma experiência positiva e muito agradável tanto para os colaboradores, quanto para os investidores e público em geral.
Isso se deve ao fato de que uma ocasião desse tipo tem um grande potencial para a troca de informações, estímulo da interação entre colaboradores de diferentes áreas e muitas vezes pode ser promovida em prol do aprendizado.
Como consequência, o empreendimento pode aumentar a percepção positiva dos funcionários perante à empresa, bem como potencializar a motivação e a produtividade de todos os colaboradores.
Além de todas as vantagens, a etapa do planejamento exige atenção e demanda planejamento de questões como:
- Metas para a ocasião;
- Data, horário e local;
- Suporte profissional qualificado;
- Orçamento;
- Parcerias;
- Quantidade de convidados;
- Atrações;
- Alimentação;
- Divulgação.
Apesar de todos esses fatores, conforme será abordado ao longo do texto, é possível garantir uma maior tranquilidade e eficácia nas etapas da organização, principalmente ao seguir estes 5 segredos para o sucesso de um evento empresarial:
1. Antecedência no planejamento
O ideal é que o planejamento seja realizado o mais cedo possível, principalmente para evitar transtornos devido a questões resolvidas sem a cautela necessária.
Afinal, nessa primeira etapa, elementos cruciais são definidos para garantir um direcionamento mais preciso nos próximos passos.
Além disso, contar com um time de profissionais que sabem trabalhar em grupo, possuem uma boa comunicação e habilidades para negociação pode ser favorável para que o planejamento seja mais tranquilo.
Essa vantagem se enquadra também na execução, por exemplo, caso seja necessário recorrer a um local que tenha controle de acesso digital para favorecer a segurança; um dos integrantes pode assumir a responsabilidade, enquanto os outros adotam as demais tarefas.
2. Conhecimento do público
Quem estará no evento? Sem dúvidas, essa é uma das principais perguntas a serem respondidas para que a ocasião seja um sucesso.
Há uma série de propostas que podem ser atendidas por meio de um evento corporativo, como reuniões internas para promover a integração e troca de informações entre os colaboradores ou feiras para diversos convidados.
Por essa razão, é preciso que os responsáveis pela organização analisem não apenas as necessidades existentes como também o tipo de público.
Afinal, a partir de informações levantadas sobre os convidados, será possível contar com uma programação e estrutura mais assertiva.
São fatores que podem influenciar desde a escolha de brindes corporativos até na hora da locação de espaço para eventos, de forma que cada aspecto transmita o capricho e cuidado da corporação.
3. Data escolhida com cautela
O cuidado para escolher uma data já começa ao decidi-la o mais cedo possível, o que torna esse fator uma das prioridades do planejamento. Afinal, independentemente do tipo de ocasião, os convidados e a empresa, por completo, precisam de preparo.
A escolha da data, assim como no caso do orçamento que será apresentado a seguir, é um dos pilares para orientar a contratação dos serviços que serão necessários.
Por exemplo, uma empresa que realizará um grande evento para o público e parceiros, ao buscar por casting eventos e feiras de forma organizada, poderá investir mais tempo para garantir a qualidade do serviço.
De certa forma, a pressão existe em cada etapa, porém, ao definir uma data sem estratégia e procurar os serviços com pouco tempo, existirá uma cobrança maior, o que pode resultar em desgaste e escolhas inadequadas.
Vale ainda lembrar que, caso seja um evento durante a semana no horário comercial, é de grande importância ter cautela para que o fluxo de trabalho não seja comprometido.
4. Orçamento bem definido
Toda a etapa do planejamento deve ser alinhada com um orçamento definido com clareza e com base no que é realmente viável para a empresa.
É preciso listar cuidadosamente todos os fatores que envolvem a ocasião, desde a locação de projetor e telão até os custos com alimentação, para que, dessa forma, cada negociação seja realizada de forma consciente.
Além desses pontos, é preciso considerar que problemas podem ocorrer e, por essa razão, é interessante que uma margem do investimento seja destinada a solucionar imprevistos.
Uma grande dica nesse caso é adotar uma planilha com o valor definido, serviços contratados, formas de pagamento e a quantia reservada para segurança.
Com a centralização dos dados, será possível ter decisões mais assertivas e ágeis, sendo algo que se enquadra tanto no aspecto financeiro quanto nas outras questões a serem resolvidas para o evento.
O mais vantajoso, nesse contexto, é que além de planilhas, hoje em dia é possível se deparar com diferentes softwares que contribuem com a organização de dados e acesso de usuários variados devido ao armazenamento na nuvem.
5. Suporte profissional
Já no que diz respeito ao suporte profissional, a partir da definição dos objetivos do evento e data, há possibilidade de buscar pelos serviços que serão necessários, como fornecedores de bebidas, montagem de iluminação, gerador aluguel e decoração.
Para a contratação de qualquer tipo de serviço, é indispensável buscar por referências, analisar com cuidado o portfólio da empresa e, caso se trate do que será servido para os convidados, é possível solicitar uma degustação do buffet.
Em alguns casos, os espaços já dispõem de uma infraestrutura completa para atender eventos corporativos, o que pode resultar em uma maior praticidade para ter todo o suporte necessário.
Todavia, é fundamental prezar pela qualidade, especialmente ao considerar que os serviços selecionados terão um impacto significativo sobre o tipo de experiência oferecida para cada pessoa presente.
Como a tecnologia pode contribuir com o evento?
Conforme abordado, softwares podem ser empregados para contribuir com o planejamento, sendo possível encontrar ferramentas específicas para a realização de eventos corporativos.
Esse tipo de recurso contribui com que a experiência seja mensurada e cada processo conte com maior praticidade na hora do planejamento.
Todavia, é interessante citar que a contribuição da tecnologia pode ir além desses pontos e, ao conhecer as possibilidades, há chances de identificar o que pode ser mais favorável para a ocasião.
Em alguns casos, a inscrição por meio de um site no evento ou uso de uma plataforma para checar a programação podem garantir maior praticidade para o público.
Já quando se trata de aprimorar a experiência, por exemplo, em feiras, os organizadores podem empregar leitores de QR code e a partir da leitura do código, informações exclusivas ou orientações são obtidas.
Cuidados importantes antes do evento
Um bom planejamento não é encerrado quando os principais aspectos são definidos e serviços contratados. Afinal, até o dia do evento é preciso garantir que tudo sairá de acordo com o que foi organizado.
Nesse período, uma boa divulgação pode fazer grande diferença e é preciso analisar as necessidades de cada ocasião, uma vez que ocasiões internas podem exigir materiais e comunicados mais simples.
Já grandes eventos, como feiras, confraternizações e lançamento de produtos, normalmente contam com elementos gráficos mais elaborados e distribuídos em diferentes meios.
Além de uma divulgação adequada, é de grande importância acompanhar os convidados que confirmaram a presença ou que comunicaram a ausência, principalmente no caso de eventos grandes, isso ajudará a definir a quantidade necessária de suprimentos para o dia.
Há outras questões que exigem atenção e, conforme a data se aproxima, pode ser favorável entrar em contato com as empresas contratadas para confirmar o serviço e checar se está tudo alinhado.
Por exemplo, é interessante confirmar os horários em que os profissionais começarão a preparar o local, como a montagem de palcos para eventos, organização de mesas, sonorização e demais elementos.
Dicas para o pós-evento
O estágio do pós-evento pode ser muito vantajoso para a empresa, especialmente para obter um feedback sobre o tipo de experiência proporcionada.
A partir das opiniões obtidas, é possível identificar não apenas se a contratação do serviço ou escolha do espaço foram assertivas, como também se o objetivo da empresa foi alcançado.
Naturalmente, os aspectos a serem avaliados em cada tipo de evento podem variar de maneira significativa.
Por exemplo, no caso de uma feira, há possibilidade de buscar informações sobre um stand para eventos, a fim de entender os benefícios que ele proporciona, como a identificação da empresa por parte do cliente, e o destaque perante à concorrência.
Já em workshops, pode ser interessante avaliar o quanto que o conhecimento transmitido será aproveitado na corporação.
Sendo assim, é preciso avaliar uma série de questões, como a certeza da efetividade de palestras para os colaboradores, a satisfação com o serviço de alimentação e até mesmo a identificação da necessidade de procurar outro local, por exemplo, que disponha de um maior espaço com mezanino estrutura metálica.
O importante é que o máximo de informações relevantes sejam captadas, com a finalidade de tornar a experiência oferecida pela empresa cada vez mais positiva e os benefícios (à própria empresa, aos colaboradores e ao público em geral) ainda mais evidentes.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
