Equipes enxutas, tempo de trabalho mais controlado e necessidade cada vez maior de produtividade. O uso de ferramentas de gestão é fundamental no cotidiano de trabalho atual. As empresas atuam de forma estratégica cada vez mais, e só os recursos tecnológicos proporcionam o melhor desempenho aos colaboradores.
As companhias devem oferecer ferramentas que otimizem o trabalho, de modo a ajudar o profissional moderno a desenvolver melhor suas demandas diárias. Neste post, vamos mostrar oito boas alternativas para usar no dia a dia, e a utilidade de cada uma delas. Confira!
1. Slack
Uma comunicação dinâmica e clara é imprescindível na rotina de trabalho, e o Slack oferece ótimos recursos para isso. Ele é um chat que possibilita conversas individuais ou em grupos, que podem ser de departamentos, ou até mesmo usados para uma reunião, por exemplo.
A centralização da comunicação é vital dentro de uma empresa. Os e-mails não são ágeis e não funcionam bem em diálogos, o que o Slack atende perfeitamente. A operação é simples, a interface é agradável e a estética não é cansativa. Todas essas características são mantidas em um ambiente totalmente profissional, que ajuda na produtividade do colaborador.
O Slack também permite plugins e extensões que otimizam seu uso no cotidiano. Ele possibilita a integração de notificações com o Trello, por exemplo. Além disso, é receptivo a arquivos do Drive, YouTube, Sound Cloud e Dropbox. A solução mostra prévias e abre mídias de forma prática no ambiente do chat.
2. Google Keep
O Google sempre propõe ótimas soluções corporativas, inclusive ferramentas de gestão. A proposta do Keep é simples: funcionar como um grande bloco de notas online. O colaborador pode salvar links, lembretes de suas demandas, insightsque teve ao longo do dia ou dados relacionados à sua atuação.
O diferencial é que tudo isso fica em um ambiente online e seguro. Em papéis, como os bloquinhos autoadesivos, a chance de perda é grande, além de deixar tudo mais confuso. Monitores repletos de lembretes colados são muito comuns por aí, certo?
O Keep mantém a organização, conserva a segurança dessas informações e facilita a checagem. Você pode compartilhar esses arquivos, além de abri-los diretamente no Drive.
3. Google Drive
Mais uma ferramenta do Google, o Drive já é um verdadeiro sucesso. Ele permite criar diversos tipos de documento, limitando o acesso de pessoas específicas a eles. Você pode segmentar, por exemplo, por setores da empresa, e então compartilhar arquivos importantes.
O uso também é muito facilitado. O ambiente é simples e intuitivo, com ferramentas muito similares aos editores de texto tradicionais. O Drive é todo em nuvem, ou seja, nenhum desses documentos é salvo no HD.
Com o Drive, você produz documentos com praticidade e segurança. Tudo fica salvo nos servidores do Google, com acesso fácil, seja por computadores, seja pelo aplicativo do Drive para smartphones ou tablets.
4. Zag
O Zag é uma das ferramentas de gestão mais únicas que você verá nesta lista. É um aplicativo com a proposta de facilitar os reembolsos que uma empresa emite. É muito comum trabalhar com essas demandas, que consistem em restituir os colaboradores por gastos que eles têm a serviço da empresa.
Esse processo é geralmente muito burocrático. São necessárias várias trocas de e-mails e o reembolso se torna mais lento. Ter essa possibilidade na palma da mão é vantajoso para ambas as partes. Enquanto o funcionário recebe o dinheiro rapidamente, a companhia tem uma gestão financeira facilitada dentro do Zag. Há um ambiente só para gerir os valores!
Por lá, todas as despesas são controladas, o que facilita a emissão de um informativo ao setor financeiro da empresa. Tudo fica dividido por categoria, que registra cada vez que um reembolso é solicitado. Pelo aplicativo também é possível fotografar os comprovantes e anexar aos pedidos.
5. Trello
No Trello, uma das ferramentas de gestão mais conhecidas do mundo corporativo, você pode criar fluxos de tarefas. Dá para nomear as demandas e inserir em cada uma delas todos os envolvidos, como se fossem projetos. O mais interessante é que a ferramenta oferece muitas opções de personalização.
Para cada projeto, as informações podem ser compartilhadas livremente entre os membros. Também é possível criar etapas do fluxo, preenchendo quais demandas se encontram em cada uma dessas fases de produção. Isso ajuda a manter a produtividade nas principais tarefas da empresa.
O Trello funciona em um ambiente online e simples de ser operado. Ele é realmente uma ferramenta muito útil para empresas que trabalham com projetos e clientes. As agências de marketing costumam usá-lo, e elas obtêm ótimos resultados no fluxo de demandas.
6. Toby
O Toby é fundamental para quem trabalha com páginas da web recorrentes. A barra de favoritos tem essa função, mas já experimentou usá-la quando o fluxo de sites é realmente grande? A visualização é confusa e atrapalha muito a produtividade. O Toby ajuda o colaborador a ter praticidade e organização nessas listas.
Ele se integra com o Chrome, como uma extensão, e recolhe toda essa informação de favoritos. Tudo é disponibilizado em um ambiente mais fácil de ser visualizado. A qualquer momento, esses sites podem ser acessados de maneira ágil e simples, graças à interface organizada do Toby.
Você também pode usá-lo para gerenciar as abas abertas enquanto trabalha. Se forem muitas, a visualização no navegador fica prejudicada. Além disso, é consumida muita memória do computador.
7. Loom
O visual tem grande potencial de engajamento, muitas vezes estando à frente do texto. Em alguns momentos, é necessário mostrar na prática o que deve ser feito. O Loom é uma ferramenta de grande auxílio, que permite gravar o que é executado na tela de um computador.
Imagine uma situação em que um departamento precisa explicar o funcionamento de um novo sistema a outro. Um texto não será tão eficiente nessa proposta quanto um vídeo, já que seria preciso mesclar a parte escrita com screenshots do funcionamento do software. O Loom permite gravar a tela e, ao mesmo tempo, registrar a imagem da webcam.
Além desse exemplo, essa ferramenta é fundamental a webinars e videoaulas, muito importante nos treinamentos de colaboradores.
8. Feedz
A proposta do Feedz é organizar, monitorar e engajar os colaboradores, de maneira muito leve e descontraída. Ele ajuda a entender como os funcionários estão se sentindo em relação à empresa e também sobre si próprios. São avaliadas questões como humor, cumprimento de metas e engajamentos.
Os gestores de RH têm acesso a relatórios de produtividade, índices de turnover da empresa, e podem gerir os feedbacks — tanto os que emitem quanto os dos colaboradores em relação à empresa. Tudo isso acontece em um ambiente centralizado, característica que agiliza o trabalho.
O Feedz oferece um suporte amplo e profundo para a tomada de decisões. Todas as informações que ele gere ajudam nos próximos passos estratégicos da empresa, especialmente aqueles decididos pelo RH.
As ferramentas de gestão são de grande importância para qualquer empresa. Elas otimizam o cotidiano e facilitam o dia a dia dos colaboradores. Os resultados? Engajamento, produtividade e bem-estar organizacional.
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