O engenheiro de produção e empresário, João Pimenta, detalhou quais são os 7 passos que uma indústria precisa seguir para implantar um software ERP.
João é um dos sócios da Nomus, empresa especializada em ERP para indústrias de pequeno e médio porte, e ajuda centenas de indústrias diariamente.
Confira a lista:
1. Montar a EAP (Estrutura Analítica do Projeto)
A EAP é a subdivisão das principais entregas do projeto. A base para o EAP é o próprio escopo, então, naturalmente, o escopo serve como base para o cronograma. Sem um escopo alinhado, seu cronograma já nasce com poucas chances.
2. Divida sua EAP em atividades
Cada entrega deve ser dividida em etapas menores de 1 dia a 1 semana, dependendo do tamanho do projeto.
Nesse primeiro momento não é importante estimar exatamente a duração das atividades, mas sim entender todas as atividades necessárias para atingir seu escopo.
3. Defina a relação de dependência entre as atividades
Cada atividade deve possuir uma relação de dependência com uma ou várias tarefas. Essa relação de dependência é essencial para estimar o prazo real para entrega do projeto.
Logicamente nessa primeira etapa estamos considerando que todos os recursos possuem capacidade infinita.
4. Defina os responsáveis por cada atividade
Cada atividade deve possuir responsáveis pela sua execução. Futuramente essa associação poderá gerar relatórios de programação de execução por responsável com data estimada de início e fim. Dessa forma, é possível estimar carga de atividades e entender se as tarefas são factíveis ou não do ponto de vista de capacidade disponível.
5. Defina o calendário disponível para cada recurso e projeto
Defina uma data para início do projeto e considere como será o impacto das atividades na rotina dos recursos.
Por exemplo, se uma atividade demora 10 horas para ser concluída e o recurso responsável só tem 2 horas por dia disponível, naturalmente serão 5 dias no seu cronograma para conclusão da atividade.
6. Equilibre as atividades entre todos os recursos
Verifique quais recursos estão mais sobrecarregados e busque igualar as responsabilidades. Dedique mais tempo durante o projeto para direcionar esses recursos. Deixe clara a responsabilidade que esses recursos terão durante o projeto.
7. Identifique o caminho crítico
O caminho crítico é o fluxo de atividades que não pode sofrer nenhum atraso. Caso isso ocorra, o projeto irá atrasar também, a não ser que outra atividade dentro do caminho crítico tenha seu tempo reduzido.
Esse fluxo ajuda a direcionar quais atividades devem ser priorizadas e quais recursos devem ser acompanhados com mais atenção.
No exemplo a seguir repare que o caminho crítico está marcado de vermelho direto no cronograma.
Exemplo de cronograma estruturado em um Gráfico de Gantt após seguir todos os passos anteriores:
Utilizando o conhecimento na prática da indústria
As diversas variações da natureza dos projetos acabam tornando o processo de planejamento complicado, por isso é necessário dedicação e destreza durante tal atividade. Utilize todo o conhecimento adquirido com seus associados e clientes participantes do projeto para garantir maiores chances de assertividade.
Não desanime com estimativas incorretas de tempo, como foi colocado anteriormente. Uma das maiores certezas de uma previsão é que ela não será 100% assertiva.
O controle e a monitoramento contínuos tornam o projeto possível e mais seguro , pois fazem viável a percepção de desvios e suas respectivas ações corretivas durante o projeto e em tempo hábil. Para isso, todas as equipes devem estar focadas em atingir os objetivos definidos .
Planejar é realmente uma “arte”, e não existem verdades absolutas ou critérios à prova de falhas. Por isso, é importante contar com profissionais que já estejam acostumados a superar esse tipo de desafio no dia a dia com os conceitos e premissas certas.
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